Vážený organizujúci tréner: Ako si môžem udržať prehľad o všetkých týchto pilotách?

Q: „Aký je najlepší spôsob usporiadania dokladov a účtov?“ —Boston Mom

Q: „Potrebujeme stratégie na organizovanie a spracovanie papiera všetkého druhu. Účty, charitatívne žiadosti, dokumenty o poistení, finančné doklady… “ -Margo

Q: „Každý týždeň sa na mojom kuchynskom stole hromadí hromada papiera a ďalších predmetov s výškou asi šesť centimetrov. Som zaneprázdnená štvormesačná mama s dvoma psami, som v postgraduálnej škole a jeden deň v týždni učím v mimoškolskom programe. Mám dve deti (9 a 13) s ADHD a nedávno som bol diagnostikovaný. Robím toľko vecí, ako je napríklad triedenie pošty do koša, okamžité platenie účtov a úpravy a rozdávanie vecí. Vediem bullet bullet, čo je úžasný nástroj na udržiavanie harmonogramu mňa a celej rodiny. Takže pokiaľ ide o túto hromadu... Ak ju nedostanem na konci týždňa, presunie sa na podlahu obývacej izby a odtiaľ, ak nie, odloží sa zvyčajne v taške odstrčenej niekde, keď príde spoločnosť. Sme šesť ľudí žijúcich na 1600 štvorcových metrov. ft. dom, ktorý je organizovaný, ale plný. Skúsil som triediče, folia, škatule, koše - nič z toho nefungovalo na skrotenie hromady. Je hrozné niečo nájsť a nevedieť, kde to je. Musí existovať lepší spôsob. “

-Bklynebeth

Q: „Potrebujem dobré systémy na to, aby som zvládol (1) papierovanie (2) zoznamy úloh a (3) denný a týždenný rozvrh pre seba a svoje deti.“ -SDTwinMom

---

Ahoj Boston mama, Margo, Bklynebeth a SDTwinMom:

Ah, obávaný papierovanie. Neprestáva sa hromadiť, však? Je to ako by ste potrebovali záchrannú vestu, aby ste sa vyhli utopeniu. Počkaj! Som tu, aby som vás zachránil.

Kľúčom k tomu, aby ste zostali na vrchole dokumentácie, je vytvorenie jednoduchých a účinných systémov, ktoré pracujú pre mozgy s poruchou pozornosti (ADHD alebo ADD). Ako viete, čo funguje? Začnite položením nasledujúcich otázok:

• Som filer alebo obkladač?
• Odhaľovač alebo korektor?
• Musím vidieť veci, ktoré si pamätám, že existujú?
• Páči sa mi veci farebne označené?
• Kde mám dostatok priestoru na ukladanie súborov a dokumentov?
• Potrebujú ostatní prístup k týmto dokumentom?

[Zadarmo k stiahnutiu: 22 Stratégií rušenia]

Položením týchto otázok sa prirodzene vytvoria systémy. A najlepšia metóda je tá, ktorú môžete pohodlne nastaviť, udržiavať a mať k nej prístup. Tu je niekoľko stratégií, ktoré vás všetkých začnú:

1. Pri organizovaní a podávaní príspevkov myslite na minulosť / súčasnosť / budúcnosť.

• PAST predstavuje dokumenty, ktoré si musíte uchovať, ale nemusíte k nim pravidelne pristupovať. Mysli dane, poistné zmluvy, staré dokumenty zdravotného poistenia. Tieto môžu byť uložené v kartotékach, škatuliach alebo dokonca v spojivách a uložené do úložného priestoru.
• SÚČASNÉ je to, čo potrebujete a TERAZ. Do tejto kategórie by patrili súčasné účty, lekárske informácie, cestovné plány. Tieto položky musia byť vo vašom „prvotriednom nehnuteľnom majetku“. Súbory na pracovnej ploche v domácej kancelárii, koše na vašej kuchynskej linke alebo dokonca vozový vozík, ktorý sa môžete presúvať z jednej miestnosti do druhej.
• BUDÚCNOSŤ pozostáva z dokladov, ku ktorým nakoniec získate prístup, ale nie práve teraz (budúce cestovné plány, plány renovácie domov atď.). Uložte tie, kde sú ľahko dostupné. Rád vytváram spojivá s priehľadnými plastovými rukávmi, ktoré držia moje budúce materiály.

2. Využite svoj vzdušný priestor.
Je to doslova môj obľúbený spôsob, ako organizovať dokumenty. Na zavesenie držiakov časopisov alebo drôtených pilníkov na stenu môžete efektívne usporiadať poštu a iné dokumenty. Využívanie vášho vzdušného priestoru pomáha udržiavať viditeľné dôležité dokumenty a hlavnú myšlienku. Označte závesné súbory, aby bola organizácia rýchla a jednoduchá. Alebo použite priestor na stene na vytvorenie centra správ. Používajte magnetické tabule, korkové dosky, dosky na suché čistenie, na rýchle držanie dokumentov, ku ktorým potrebujete mať prístup, zoznamy úloh v dohľade a rodinné plány ľahko dostupné.

[Autotest: Je váš neporiadok a dezorganizácia mimo kontroly?]

3. Ak máte pochybnosti, vyhoďte to.
Pokiaľ ide o toto, som trochu chladný. Ale predtým, ako sa do môjho domu dostane akýkoľvek papier, je to triedené cez recyklačný kôš alebo drvič. Väčšina papierov nie je osobná, preto sa k nim nezaobchádzajte. Robte tvrdé škrty a zbavte sa toho, čo nepotrebujete, skôr ako zaberie miesto vo vašej domácnosti.

4. Choďte bez papiera, ako len môžete.
Zaplaťte svoje účty online, naskenujte potvrdenky a zaregistrujte sa v mobilnom aplikačnom programe, v ktorom sa uložia všetky vaše lekárske záznamy. V počítači vytvorte priečinky rovnakým spôsobom, ako by ste mali v kartotéke. Každopádne si môžete myslieť, že zredukujete množstvo prichádzajúceho papiera, odstránite stres a ohromenie.

5. Jeden dovnútra, jeden von.
Toto pravidlo sa vzťahuje na VŠETKO, ktoré vlastníme (áno, dokonca aj na papier), najmä ak žijeme v malom priestore. Blylynebeth, spomenuli ste podrobnú hromadu vecí, ktoré prechádzajú z vašej kuchyne do obývačky do papierového vrecka. Múdra žena raz povedala, že neporiadok má oneskorené rozhodovanie. Rád by som urobil tento krok ďalej a opýtam sa, či máte priestor na všetko, čo si chcete ponechať? A ak áno, má všetko špecifický domov, takže viete, kam všetko ide? Akonáhle určíme domovy pre všetky naše veci, prirodzene nasleduje údržba našich organizačných systémov.

[Editory ADDitude Zdieľanie: Výrobky, ktoré máme radi!]

* BOSTONMOM, pýtali ste sa tiež na nápady na vytvorenie systémov domácich úloh pre vaše 5. grejdre. Pozrite sa na stĺpec, ktorý som napísal k tejto presnej téme tu. A ak chcete viac informácií, choďte na môj web na orderoochaos.com.

---

Organizačný guru Leslie Josel z poriadku z chaosu odpovie na otázky ADDitude čitatelia o všetkom, od kancelárskeho papiera po spálne v katastrofických zónach, od masteringu zoznamov úloh až po príchod vždy načas.

Odošlite svoje otázky tu!

Aktualizované 20. septembra 2018