Ako skrotiť preplnenú kanceláriu

Je dôležité, aby ste si každý uvedomil, že organizovanie je proces a že sa to nikdy nikdy nedokončí. Môžete si vytvoriť systém, ktorý pre vás teraz pracuje, ale môžem vám zaručiť, že systém bude musieť byť pravidelne vyladený, aby mohol pokračovať v práci.

Okrem toho je dôležité, aby ste sa navzájom rozprávali a zhodli sa na tom, ako by mala vyzerať kancelária - vaša definícia organizovaného sa nepochybne líši od jeho definície. Tiež vytvorte „popisy úloh“ - vzájomne sa zaviazajte, ako budete každý pracovať na tom, aby ste si udržali poriadok v organizácii. „Podám vám dokument, ak umiestnite všetko, čo je potrebné vyplniť, na jedno miesto.“ „Ak túto oblasť ponecháte prázdnu, udržím túto oblasť voľnú.“

Aj keď nemusíte rozumieť jeho práci dosť dobre na usporiadanie jeho technologických kúskov a častí, pre svoje knihy a noviny si môžete vytvoriť registračný systém. V závislosti od počtu kníh, ktoré má, môže byť jednou z možností farebný kód kníh a políc.

Kategorizujte knihy podľa predmetu a kategórii priraďte farbu. Kúpte si malé farebné bodky v ktoromkoľvek obchode s kancelárskymi potrebami, bodku umiestnite na chrbát knihy a tú istú farebnú bodku umiestnite na príslušnú policu knižnice. Potom je to jednoducho otázka zodpovedajúcich farieb, aby sa knihy dostali na pravú policu. Napríklad všetky knihy XXX by mali modrú bodku a boli by na modrej polici knižnice.

Používanie tohto systému nielen uľahčuje odkladanie kníh, ktoré v súčasnosti vlastní, ale tiež mu povie, kam umiestniť nové knihy, ktoré kupuje. Nezabudnite vytvoriť a uverejniť legendu, aby ste vedeli, ktorá farba sa rovná kategórii a ktorú si nemusíte pamätať.

Pre svoje kancelárske práce začnite dvoma jednoduchými kategóriami, Action a Reference. Vytvorte oblasť na vyplnenie referencie: zásobník, kôš, škatuľka, veko na škatuľu, kôš atď. aby mohol hodiť tie papiere, ktoré je potrebné vložiť do tohto kontajnera, a vy ich môžete zaevidovať. Na vytvorenie referenčných súborov budete pravdepodobne musieť najskôr spolupracovať, najmä ak nerozumiete jeho práci. Nezabudnite začať s širokými kategóriami ako názvami súborov, ale vyhýbajte sa rôznym, referenčným atď.

Nezabudnite tiež vytvoriť kategórie na základe toho, ako sa budú informácie používať, a nie odkiaľ pochádzajú. Názvy súborov ako „E-maily“, „Webové stránky“ a „Články“ sú zbytočné; nehovoria vám, čo je v spise, iba vám povedia, odkiaľ informácie pochádzajú. Jeho akčné súbory by sa mali uchovávať blízko neho, aby boli ľahko prístupné počas jeho práce.

Ak nemá na stole zásuvku, do ktorej môže súbory vložiť, buď si kúpte malú skrinku môže mať blízko pri svojom stole alebo ho nechať triedičom stolových počítačov, aby si mohol ponechať svoje súčasné súbory na svojom stole. Ak sa jeho projekty nedajú požičať do spisov, môžete sa pozrieť na triedič literatúry, ktorý je radom „mláďat“, do ktorého môže svoje projekty pohodlne a úhľadne ukladať. Prichádzajú v rôznych veľkostiach a dajú sa ľahko nájsť v obchodoch a katalógoch s kancelárskymi potrebami.

Aktualizované 18. júna 2009