Komunikácia na pracovisku: Cheat Sheet pre ADHD

Dajte vedieť: Efektívne komunikačné zručnosti sú kľúčové v každej kariére. Bez ohľadu na odvetvie alebo pracovnú funkciu, vedieť, ako šíriť svoje posolstvo, vám pomôže dosiahnuť požadovaný výsledok.

Od písania e-mailov až po organizovanie stretnutí, zdokonaľujte sa v efektívnosti komunikácia na pracovisku s týmito radami.

Ako efektívne komunikovať v práci

1. Aká je vaša správa?

• Predtým, ako budete diskutovať alebo sa stretnete, premýšľajte. Kto je vaše publikum? Čo chcete, aby si vaše publikum odnieslo? Chcete informovať svoje publikum o stave projektu? Potrebujete ich upozorniť na zmenu alebo problém?
• Identifikujte výzvu na akciu. Chcete, aby vaše publikum niečo urobilo s informáciami, ktoré ste poskytli. Inak, prečo komunikujete? Medzi príklady slov a fráz s výzvou na akciu patria: recenzia; poskytnúť vstup; schváliť; urobit rozhodnutie; plánovať; a vytvoriť.
• Čo potrebuje vedieť vaše publikum, aby reagovalo na vašu výzvu na akciu? Ak ste vinní z verbálnej hnačky, naplánujte si, vylepšite a nacvičte svoju správu. Vyhnite sa opakovaniu informácií, ktoré už vaše publikum pozná.
instagram viewer
• Aký je najlepší spôsob, ako oznámiť svoju správu? Schôdzka? E-mail? Rýchly telefonát?

2. Doručte správu

Tipy na písanie e-mailov

Jasnosť a stručnosť sú kľúčom k efektívnym e-mailom. V tejto dobe preťaženia informáciami ľudia nebudú hľadať vašu správu.

• Napíšte jasný predmet, ktorý bude obsahovať nasledovné:
  • predmet
  • [CALL to ACTION], ak existuje
  • termín, ak existuje
  • Tu je vzorový predmet: [DECISION REQ’D] Rozhodnutie dodávateľa projektu ABC z novembra. 16, 14:00 ET
• Stručne rozložte informácie v tele e-mailu.
  • Začnite s výzvou na akciu. Napíšte, “Posielam vám to, pretože sa musíme rozhodnúť o [x] do [času].“
  • Poskytnite iba relevantné informácie. Pravidlom nie je viac ako päť viet. Samozrejme, dĺžka bude závisieť od predmetu.
• Spravte svoj e-mail na skenovanie.
  • Predpokladajme, že čitatelia si vašu správu prečítajú. Odrážky pomáhajú viesť čitateľa a podporujú stručnosť z vašej strany.
  • Na zoskupenie informácií použite podnadpisy.
  • Zvýraznite, tučným písmom a/alebo podčiarknite podstatný text.
  • Použite medzery na rozdelenie blokov textu.
  • V prípade potreby uveďte možnosti a ďalšie kroky v očíslovanej forme.

3. Spustite efektívne stretnutia

• Vytvorte a vyberte najlepšie podmienky na podporu sústredenia.
  • Eliminovať všetko možné rozptýlenia. Vyhnite sa napríklad stretnutiam v rušnej kaviarni alebo dokonca v rušnom rohu kancelárie, ak vás rozptyľujú zvuky.
  • Naplánujte si stretnutie, keď budete pokojní a bdelí. Nestretávajte sa počas najstresujúcejšej časti dňa alebo keď ste unavení a strácate sústredenie.
• Pripravte si načasovanú agendu aby stretnutie pokračovalo a napredovalo.
  • Zahrňte do svojho programu relevantné a užitočné základné informácie. V prípade potreby prineste podporné dokumenty. Ak ide o veľké stretnutie, skopírujte informácie o účastníkoch.
• Plánujte si robiť poznámky.
  • Zaznamenajte si reláciu pre ľahkú referenciu. Zo zvukového súboru môžete vytvoriť prepis, hoci mnohé nástroje dnes umožňujú generovanie prepisu v reálnom čase počas nahrávania.

[Prečítajte si: Ako vychádzať s pracovnými skupinami]

• Veďte stretnutie s výzvou na akciu a „prečo“.
  • Pripravte sa so zoznamom potenciálnych riešení na dosiahnutie výzvy na akciu.
• Plán na otázky a námietky.
  • Očakávajte obavy. Proaktívne myslite na uznesenia. Zvážte stiahnutie ďalších údajov a poskytnutie aktualizovaného projektu termíny, riešenie opatrení prijatých na predchádzanie problémom atď.
  • Byť zvedavý o pohľadoch a motiváciách iných. Počúvajte ich slová; nevyužívajte ich rečnícky čas na premýšľanie o odpovedi. Požiadajte rečníka, aby sa podelil o konkrétne príklady, ak ich potrebujete.
  • Dajte si čas odpovedať na ťažké otázky. Ak sa momentálne snažíte dostať svoje myšlienky von, povedzte: "To je dobrá poznámka. Môžem mať čas si to premyslieť a vrátiť sa k vám?" Pauza je v poriadku; je to oveľa lepšie ako zahmlievať odpoveď a ukazuje to druhej osobe, že vám na dostatočnej odpovedi záleží.
  • Parafráza ukázať druhej osobe, že rozumiete tomu, čo hovorí. Povedať, „Z toho, čo ste povedali, som pochopil [x]. Je to správne?"
• Naplánujte si, ako sa vysporiadate s negatívnymi emóciami.
  • Na pozastavenie akcie použite skripty. Povedať, "Potrebujem chvíľu. Môžeme si dať 5-minútovú prestávku, aby sme sa pozbierali?"
  • Cvičte jednoduché dychové cvičenia. Dokonca aj niekoľko hlbokých nádychov stačí na upokojenie.
  • Uchovajte si zoznam pozitívne afirmácie povedať si v danej chvíli. Povedať, "Skôr sa zameriavam na riešenia ako na problémy." a „Mám svoje emócie pod kontrolou. Rozhodol som sa reagovať s gráciou."
• Zaznamenajte rozhodnutia a výsledky. Zopakujte ďalšie kroky, zodpovednosti, termíny a ďalšie dôležité informácie, ktoré vzišli z vášho stretnutia.

Komunikácia na pracovisku s ADHD: Ďalšie kroky

• Bezplatné stiahnutie: 10 pravidiel pre produktivitu pri práci s dôkazom ADHD
• Čítať: Kde sa stretáva sústredenie, únava a nervozita
• Blog: "Prekračoval som to tým, že som svojim novým spolupracovníkom povedal, že zvyčajne zdieľam viac?"

Obsah tohto článku bol čiastočne odvodený z webinára ADDitude ADHD Experts s názvom „GTD @ Práca s ADHD: Ako nastaviť očakávania, dodržať termíny a zvýšiť produktivitu“ [Video Replay & Podcast #431] s Lindou Walker, PCC, ktorý bol odvysielaný 15. novembra 2022.

---

OSLAVUJEME 25 ROKOV PRIDANIA
Od roku 1998 ADDitude pracuje na poskytovaní vzdelávania a poradenstva ADHD prostredníctvom webinárov, bulletinov, zapojenia komunity a svojho prelomového časopisu. Ak chcete podporiť poslanie ADDitude, zvážte prihlásenie na odber. Vaša čitateľská základňa a podpora pomáhajú vytvárať náš obsah a dosah. Ďakujem.

• Facebook
• Twitter
• Instagram
• Pinterest