Účty, účty, účty: Ako poraziť váš kancelársky neporiadok

Rovnako ako mnoho mojich klientov s poruchou hyperaktivity s deficitom pozornosti (ADHD) sa Sheila nemôže zorganizovať a držať krok s ňou neporiadok v papieri doma a v práci.

Dobre, mierne povedané; v jej byte je jeden obrovský priečinok, plný písmen, článkov, účtov a potvrdení.

"Je to tak," hovorí Sheila. „Ak orezám zaujímavý článok z časopisu - a sú pre mňa všetci zaujímavé - alebo získam lákavú žiadosť o kreditnú kartu, je tu zostať. Hneď na to nemôžem konať, tak som to odložil, takže budem mať, keď zistím, čo s tým. “

Priemerná americká domácnosť dostáva každý mesiac 80 kusov nevyžiadanej pošty, tri časopisy, šesť katalógov a 10 žiadostí o kreditné karty. A to je len šnek. Keď pridáte účtenky, články z časopisov a bankomaty, nie je divu, že hromady papiera sú v našich domácnostiach rovnako bežné ako nábytok (a niekedy aj sú nábytok).

Barbara Hemphill, dospievajúca s ADHD a autorka Skrotenie papiera Tiger, zhrnie problém týmto spôsobom: „Zásobníky predstavujú neprijaté rozhodnutia. Je ťažké zamerať sa dostatočne dlho na to, aby sme sa rozhodli pre každý kus papiera. A ak je potrebné dokument vyplniť, niekto s ADHD môže vymyslieť 17 rôznych spôsobov, ako ho podať. Potom je tu skutočnosť, že riadenie papiera je nudné. Naša myseľ putuje z úlohy. “

[Útok stohy papiera!]

Možno bude mať deti našich detí uložený materiál na čítanie v nanopočítači veľkosti brucha. Zatiaľ sme zaseknutí papierom.

Dokumenty predstavujú akcie

Aké je riešenie vášho problému s papierom? Prestaňte s každým kúskom papiera v domácnosti zaobchádzať ako s niečím neživým. Namiesto toho ich vnímajte ako činnosť, ktorú je potrebné podniknúť.

Povedzme, že vykopávate spod stohov papiera. Zoradiť všetko do troch kategórií. Papiere „prehadzovať“ sa zahodia. Súbory „File“ sa archivujú. Dokumenty, ktoré vyžadujú viac odstupňovanú akciu, idú do vašej hromady „Akcie“; Hovorím o všetkom, čo si vyžaduje telefonický hovor alebo e-mail, ktorý je potrebné niekomu dať inak to vyžaduje faxovanie, vyžaduje podpis, ktorý sa vzťahuje na prebiehajúci projekt atď.

Zoradiť rýchlo a netrápiť sa nad vašimi rozhodnutiami. Požiadajte priateľa alebo člena rodiny, aby bol vaším „telom zdvojeným“, ktorý pracuje vedľa vás a odráža vaše činy. Alebo, podobne ako Sheila, si môžete najať profesionálneho organizátora.

Nedávno som strávil štyri hodiny pomáhaním Sheile triediť jej noviny. Nemala problém zistiť, ktoré papiere boli Toss, File alebo Action. Jedinou výzvou bolo zistiť, čo robiť s papiermi, ktoré sa skončili v hromade akcií. Ako som povedala Sheile, mám na to aj systém. Nazýva sa to stretnutie Paper-Action-Next alebo PANEC.

[Zadarmo na stiahnutie: 22 stratégií rušenia pre dospelých s ADHD]

Riešenie vášho hromadu „akcie“

Myšlienkou PANEC je vziať každý kus papiera do hromady Akcie a napísať naň ďalšiu potrebnú akciu. Nie posledná akcia, nevadí vám ani všetky kroky, ktoré je potrebné podniknúť. Iba ďalšia akcia, opísaná slovami a frázami, ktoré upútajú pozornosť. Presuňte každý anotovaný dokument akcie na miesto, ktoré podľa vás vyzve na dokončenie akcie.

Rovnako ako väčšina mojich klientov dostala aj Sheila PANEC ihneď. Na stránku vytrhnutú z katalógu napísala „Objednávka do 1. júna“. Napísala na ponuku kreditných kariet „Použiť alebo zomrieť.“ Položila obidva dokumenty na svoj pracovný stôl, pretože tam sa stará o finančné prostriedky činnosť. Kupóny s potravinami? Priklepala ich k chladničke. Napísala článok „Daj Bobbymu“ o článku o hybridných automobiloch a potom ho zasekla do tenisky svojho syna (jediné miesto, kde ho určite uvidí). A poklepala na aplikáciu, ktorú musí vyplniť do svojho zrkadla v kúpeľni, takže ju bude vidieť každé ráno, až kým sa neskončí.

Sheila berie naraz asi 20 akčných dokumentov a distribuuje ich po celom dome do miest, kde sa stretávajú nasledujúce stretnutia. Hovorí, že to robí tento proces menej monotónnym a pomáha jej rozptýliť zadržanú energiu. Možno budete radšej robiť veci trochu inak. To je v poriadku, pokiaľ sa budete držať základného nápadu.

PANEC pracuje pre ľudí s ADHD, pretože znižuje neistotu o tom, čo robiť s každým papierom. Všetko je buď Toss, File alebo Action. Len nezabudnite nekonečne cyklovať papiere. Ak presuniete dokument viac ako dvakrát, vaša veta s výzvou na akciu pravdepodobne nie je dostatočne konkrétna - alebo možno potrebujete ďalšie informácie, aby ste sa rozhodli, aké kroky podniknúť.

V závislosti od toho, koľko papiera máte, vyťaženie môže trvať jedno ráno alebo niekoľko dní. Akonáhle je váš systém na manipuláciu s papierom na svojom mieste, môžete udržať neporiadok v papieri na minime. Aká sladká úľava!

[Čistá kancelária za 120 minút (alebo menej!)]

---

Usporiadajte: „Emocionálne“ podanie

Vlepte kus papiera do priečinka, zapíšte si meno na kartu a dajte ho mimo dohľadu? Zmierte sa s tým, podanie je nudné, že pravdepodobne urobíte takmer čokoľvek, aby ste tomu zabránili. Ak niečo zadáte, pravdepodobne budete mať problém s jeho načítaním neskôr. Zadali ste svojmu autu titul pod Auto? Auto? Ford Taurus? Aká nočná mora!

Je lepšie nechať váš informačný systém, aby odrážal, ako si veci pamätáte. „Nikdy nezabudnem, že imunizačné záznamy mojich detí sú uložené pod položkou„ SHOTS “, hovorí môj klient, Marcia. „Dávala som ich pod„ ZDRAVIE “alebo meno každého dieťaťa, ale„ SHOTS “to všetko hovorí.“ Názov podala na svoje auto náchylné na členenie pod „LEMON“.

Môžete tiež skúsiť použiť Softvér Paper Tiger. Umožňuje vám vytvoriť viac kľúčových slov pre každý súbor, takže si nemusíte pamätať jedno konkrétne slovo.

Nech už používate akýkoľvek informačný systém, nebuďte „infomaniac“. Uložte si limity, ktoré ušetríte.

Aktualizované 8. marca 2019